Association Française pour la Reconnaissance et l'Interprétation des Formes

Constitution d'un Comité de Pilotage

Préambule

Les communautés scientifiques en Reconnaissance des Formes et en Intelligence Artificielle ont déjà organisé conjointement onze congrès RFIA, notamment par l'intermédiaire de l'AFCET et de l'AFIA. Suite à la disparition de l'AFCET, l'AFIA et l'AFRIF sont convenues de co-organiser les prochains congrès RFIA. Pour ce faire, un Comité de Pilotage est constitué, dont la composition, les objectifs et le mode de fonctionnement sont précisés ciaprès.

Il est reconnu par les deux associations que RFIA est un congrès qui a pour vocation de présenter des travaux scientifiques des chercheurs et des ingénieurs francophones, à la fois dans les domaines de l'intelligence artificielle et dans celui de la reconnaissance des formes. RFIA a aussi pour but de renforcer les liens entre ces deux domaines et ces deux communautés, et doit contribuer à en renforcer les synergies.

Rôle et responsabilités du Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage a pour rôle de mettre en place le prochain congrès RFIA, de veiller à sa bonne organisation et à son succès.

Pour cela, après un appel à candidatures préparé et lancé par lui, il désigne le président du Comité d’organisation (CO) du congrès RFIA à venir et le lieu du congrès.

Une fois que le président du CO est désigné, le comité de pilotage sollicite d’éventuels coprésidents du comité de programme (CP).

Les deux co-présidents du Comité de Programme (CP) sont finalement désignés par le comité de pilotage. Ils doivent représenter, à eux deux, les deux communautés RF et IA. Ils ont la responsabilité scientifique du congrès, qui porte sur le choix des membres du CP, les procédures de sélection des papiers et de gestion de leur évaluation, le choix des conférenciers invités et des tables rondes. Ils en informent le Comité de Pilotage.

Le Président du Comité d'Organisation (CO) a la responsabilité du déroulement matériel du congrès. Il rend compte régulièrement au Comité de Pilotage des aspects financiers : élaboration du budget et suivi budgétaire.

L’équipe du congrès RFIA à venir c’est à dire le présidents du CO et les co-présidents du CP, fournit avant la date de sélection des papiers et trois mois avant la tenue du congrès, un état de la préparation de la manifestation.

Constitution du Comité de Pilotage

Sont membres de droit :

• les présidents de l'AFIA et de l'AFRIF ou leur représentant,
• deux représentants par association dont, si possible, le trésorier de chacune des deux associations,
• le président et le vice-président du CP et le président du CO du congrès précédant le congrès RFIA à venir.

Deviennent membres de droit, les co-présidents du CP et le président du CO du congrès RFIA à venir, après qu’ils ont été désignés.

Le Comité de Pilotage est dissout une fois approuvé par les deux associations le compte financier final du congrès RFIA pour lequel il a été constitué. Il est reconstitué après décision par les deux associations AFIA et AFRIF de la préparation de l’édition suivante du congrès RFIA.

Il est présidé conjointement par les présidents des deux associations (ou leurs représentants), qui ont en charge la convocation des réunions et la diffusion des compte rendus.

Aspects financiers

Le choix du président du CO du congrès RFIA à venir est notamment fait sur la base d’un projet de budget prévisionnel. Le président du CO soumet au Comité de pilotage après la date limite de réception des propositions de communication et avant la date de sélection des papiers, et trois mois avant la tenue de la manifestation un compte financier prévisionnel. Si en ces occasions, l’équilibre budgétaire est jugé inacceptable par le Comité de Pilotage, toutes les décisions ultérieures d’engagement financier devront recueillir son accord.

Le Comité de Pilotage fournira au président du CO choisi les comptes financiers finaux des deux précédentes éditions du congrès RFIA.

Si le bilan financier du congrès RFIA qui s’est tenu est excédentaire, l’excédent sera attribué aux deux associations suivant les clés de répartition suivantes :

• si le pourcentage de participants de chaque communauté est compris entre 40% et 60%, l’excédent est réparti à parts égales entre les deux associations ;
• dans le cas contraire, l’excédent est réparti au prorata du nombre de participants de chaque communauté.

L’appartenance de chaque participant à l’une des communautés ou aux deux communautés sera sollicité lors de l’inscription.

S’il est déficitaire, le déficit sera supporté par les deux associations à parts égales. Les frais de mission des membres du Comité de pilotage ne sont pas à la charge des congrès RFIA.

Durée de cette convention

Après la clôture des comptes d’un congrès RFIA et avant la préparation du suivant, cette convention peut faire l’objet d’une demande de modification ou d’une dénonciation par une des deux associations, par simple lettre adressée par son président au président de l’autre association.